ペーパーレス化をスキャンとクラウドで実現する方法。メリットを享受し業務効率化!

業務効率化

新型コロナウイルス感染拡大の影響により、働く場所を問わないテレワークが多くの企業で採用され普及しました。

こうした中、関心が高まっているのが、ペーパーレスをクラウド環境で管理することです。時間や場所にとらわれない働き方に対応するうえで、ドキュメントのペーパーレス化と共有は重要な課題になります。

そこで今回は、マルチメーカーに対応する複合機でのスキャンサービスSmartSESAME MultiScan!(スマートセサミ マルチスキャン)」(以下 マルチスキャン)と、容量無制限のクラウドストレージサービス「Box」の連携により、テレワークとペーパーレス化を簡単に実現するドキュメント管理ソリューションを紹介します。

ペーパーレス化の振り返りと浸透状況

ペーパーレス化とは、物理的な文書を電子化し紙を使わずに書類の閲覧や保存、共有を可能にすることです。ペーパーレス化の対象となる書類は、主に会議資料や保存書類といったビジネス文書、伝票や契約書、請求書などが挙げられます。
これらを電子化することで、印刷・郵送コストの削減や、閲覧・共有が紙よりも簡単になり業務効率化の効果が図れます。

ペーパーレス化推進の背景

2019年4月1日、政府によりに順次施行された「働き方改革関連法案」では働き方改革を推進する具体策としてペーパーレス化が推奨され広く企業に認知されました。

また日本型IT社会の実現を目指す「e-Japan戦略」が策定されたことを皮切りに、一部の書類について、電子データ(電磁的記録)での保存が認められるようになったこともペーパーレス化が拡大した要因の一つでしょう。

2001年には「電子署名法(電子署名及び認証業務に関する法律)」が施行され、“契約合意の証拠”として、電子署名やタイムスタンプの有効性が確立し、多くのビジネスシーンで電子契約を採用する企業が増えています。

ペーパーレス化の浸透状況

ペーパーロジック社が公表している「ペーパーレス化に伴う2022年度予算調査」によると、72.3%の企業が「2021年に社内のペーパーレス化」を推進し、75.0%の企業が2022年度に「ペーパーレス化システム導入のための予算配分」を予定/検討する結果となっています。

過半数の企業がペーパーレス化を推進する理由としては、新型コロナウイルスの感染拡大を防止する目的で実施されているテレワークの導入が挙げられるでしょう。

時間や場所を問わないテレワークでは、自宅・カフェなどから業務に必要な紙文書の発行や共有が難しく、わざわざ出社し対応する効率の悪さが課題となっています。ペーパーレス化を推進することで、従業員はどこにいても紙文書のデータを閲覧・保存・共有できます。

ペーパーレス化の課題

ペーパーレス化を妨げる主な要因は3つあります。

  • 作業手順が煩雑で、分類も面倒
  • ストレージ容量が不足気味で、古いデータの整理が大変
  • 情報共有に手間がかかり、セキュリティも不安

新規での発行が決まっている紙文書の電子化は容易ですが、これまで蓄積した紙文書の電子化は、その分類や順序の整合性など負担がかかります。またスキャンによる対応もストレージ容量を圧迫。クラウドや自社サーバーでの電子化データ管理もセキュリティ面で不安が残るでしょう。

こうした課題に対し、今回紹介する「解決策」が「マルチスキャン」とクラウドの連携です。

マルチスキャンとクラウド連携でペーパーレス化を実現!

前述した課題を一挙に解決できるのが、複合機でのスキャンサービス「マルチスキャン」とクラウドストレージサービス「Box」の連携ソリューションです。この機能を活用すれば、ドキュメントの「スキャン」「保管」「共有」がそれぞれ次のように変わります。

従来のスキャンと比較しながら見ていきましょう。

スキャンするだけでスムーズに分類!

今までのスキャン

複合機でスキャンしてから、手作業でファイルサーバーに分類する必要があり、手順が煩雑です。電子化するべき書類が大量にある場合、作業に多大な時間がかかります。

マルチスキャンとBox連携

ドキュメントをスキャンすると同時に、クラウドストレージサービス「Box」の指定したフォルダーに直接データが保存されます。パソコンを使わず、ほぼ1ステップでスキャンから格納まで完了するため、電子化の手間が圧倒的に省力化され、大量の書類の電子化もスムーズに実現できます。また、複合機のメーカーや機種を問わず、同じ手順で電子化できます。

データ容量を気にせず保管!

今までのスキャン

紙の書類をすべて電子化するとデータが増えてしまい、ファイルサーバーなどのストレージの容量を圧迫しがちです。サーバーの増設や不要ファイルの削除を頻繁に行っていると、余計な手間が増えてしまいます。

マルチスキャンとBox連携

クラウドストレージサービス「Box」は容量無制限なので、大量の書類をスキャンしても、データ容量が圧迫される心配がありません。過去のファイルもデータ量を気にせず、必要に応じて保管しておくことができます。

セキュリティを確保しながらスマートに共有!

今までのスキャン

取引先との情報共有にメールを使っている企業では、パスワードをかけて別送する手間や、メールの誤送信などセキュリティの不安があります。バージョン管理も面倒で「資料を更新するたびにメールで共有していたら、どれが最新版なのかわからなくなった」というケースも発生します。

マルチスキャンとBox連携

社内外との共有も「Box」を活用してスムーズに行えます。「Box」ユーザー同士はもちろん、アカウントを持っていないユーザーにも、文書やフォルダー単位でアクセス権限を付与してドキュメントの共有が可能です。グローバルなセキュリティ基準に準拠しており、セキュリティは万全です。細かなアクセス制限の設定や、すべての操作ログの記録にも対応します。常に最新のデータを共有できるため、バージョン管理の手間もありません。
さらに、「マルチスキャン」はOCR連携機能を備えており、スキャンと同時にテキストを読み取って、テキスト付きPDFとして保存することも可能です。「Box」の全文検索機能との相乗効果で、検索性と共有性が飛躍的に向上します。

マルチスキャンとクラウド連携の活用シーンとメリット

SmartSESAME MultiScan! box
いつでもどこでも資料の閲覧が可能になるため、モバイルワーク、テレワークといった柔軟な働き方への対応はもちろんのこと、営業販売促進や経費精算なども効率化できます。例えば下記のようなシーンで活用できるでしょう。

テレワーク環境下

社内にある紙文書をすべて電子化し「Box」へ格納すれば、必要な資料を社外からセキュアに閲覧でき、テレワークやモバイルワークを無理なく実現できます。
「マルチスキャン」のOCR連携機能を活用し、テキスト付きPDFとして保存することもできるため、文書の検索効率が大幅に向上し、業務の効率化につながります。

販売促進

顧客からの営業資料などを手軽に電子化し「Box」で共有することで、営業担当者が外出先から安全に資料を閲覧できます。モバイルを活用して最新の資料をもとに商談できるため、顧客からの信頼度が上がり、販売促進に効果的です。

パートナー企業などとの資料共有

販売代理店やパートナー企業といった社外の取引先とも「Box」の共有機能で、余計な手間をかけることなく、迅速かつセキュアに資料を共有できるため、生産性が格段に向上します。

経費精算

旅費・経費精算で発生する領収書などの紙文書も、電子化し「Box」の所定フォルダーに従業員ごとに格納すれば、紙ベースでの回収を簡略化できます。会計システムとのデータ共有が可能なケースでは、経費精算の手間をさらに省力化できます。

ペーパーレス化を実現! マルチスキャンとクラウド連携の活用事例

ペーパーレス化を阻む既存の紙書類 複合機のスキャンとクラウドの連携で解決

世界62カ国に約100の拠点を持つ、日本屈指の大手総合商社、伊藤忠商事株式会社様。事業分野は繊維、機械、金属、エネルギー、化学品、食料、住生活、情報、金融と多岐にわたり、幅広いビジネスをグローバルに展開しています。

中期経営計画で「商いの次世代化」を掲げる同社は、ペーパーレス化と業務効率化による働き方改革を推進してきました。シンクライアント端末やコラボレーションツールの導入、全社ワークフローの再構築といったさまざまな施策を行う中で、注目されたのが既存書類のペーパーレス化でした。

伊藤忠商事:ペーパーレス化3つの課題

当時、次のような点が課題となっていたといいます。

(1)デスクや引き出しに紙の書類を保管

各自のデスクや引き出しに、顧客の提供資料や配布資料、図面など、すぐに廃棄できないさまざまな書類がたまっていました。ファイリングして倉庫に保管することもできましたが、必要なときに探しづらくなるため、定着していませんでした。

(2)複合機のメーカーや機種により、異なるスキャン操作

複合機のスキャン機能でデータ化することも可能でしたが、複合機のメーカーや機種が統一されておらず、1台ごとに操作が異なるため、ユーザーにとって煩雑なオペレーションになっていました。

(3)スキャンデータがファイルサーバー容量を圧迫

当時、スキャン後に保存されるファイルサーバーには容量制限があり、大量の書類をすべてデータ化しても、そのまま保管することは不可能でした。

マルチスキャンとクラウド連携で大幅に改善

こうした中、すでに導入を決めていたクラウドストレージサービス「Box」の提供元であるBox Japan社から紹介されたのが、「マルチスキャン」でした。
スキャンしたデータをそのまま容量無制限のクラウドストレージ「Box」に連携・保存できる点や、複合機のメーカーや機種が異なっても同一の操作でデータ化できる点が高く評価されたといいます。

2019年2月からトライアルを実施し、同年8月には全国の拠点に展開。175ライセンス分を導入しました。その結果、個人が保管する書類を大きく削減でき、既存書類のペーパーレス化が促進されたほか、コロナ禍で在宅勤務が増えた現在では、情報共有の効率化にも役立っているそうです。
幅広くビジネスを展開する大手総合商社、伊藤忠商事様では、全社インフラの一環として「マルチスキャン」を導入することで、どのような効果が得られたのでしょうか?「詳しい経緯」「ご担当者様による評価」「今後の展開と期待」など、リンク先の記事で詳しくお読みいただけます。
ぜひご一読ください。

詳しくはこちら

まとめ

新型コロナウイルスや働き方改革に向けたテレワーク環境への対応が企業の急務となっています。「マルチスキャン」と「Box」の連携ソリューションは、ドキュメント管理の効率性と利便性を高め、柔軟な働き方の実現や生産性向上に効果的です。テレワークの推進にお困りの企業や、ペーパーレス化に課題をお持ちの企業では、この機会にご検討されてはいかがでしょうか。

ご興味をお持ちの方は、下記より、お気軽にお問い合わせください。


SmartSESAME MultiScan! ロゴオフィス内の課題を解決し、セキュアなオフィスワークをサポート
SmartSESAME MultiScan!

関連記事一覧